Personal Assistant Presidencia

Sobre la empresa: Nuestro cliente es un grupo farmacéutico multinacional de referencia, con sede en Madrid, presente en toda la cadena de valor de la industria: investigación, desarrollo, fabricación y comercialización de principios activos farmacéuticos.

Ubicación: Madrid — modalidad flexible: oficina cuando la agenda lo requiera, resto en remoto

Reporta a: Presidencia

Formación: Asistencia a la Dirección, Administración y Finanzas, Secretaría de dirección

Idiomas: Inglés avanzado (se valorarán otros idiomas)

Experiencia: Al menos 5 años como Personal/Executive Assistant de alta dirección

Misión del puesto:
Prestar soporte directo y de máxima confianza al Presidente en la gestión de su agenda, comunicaciones, desplazamientos y asuntos profesionales, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información y el correcto tratamiento de los datos personales y sensibles. Actuar como enlace entre la Presidencia, el Comité de Dirección y los interlocutores internos y externos, anticipándose a las necesidades del Presidente para que pueda centrarse en las decisiones estratégicas.

Funciones:

Gestión de agenda y de la Presidencia

• Gestionar de forma integral la agenda del Presidente: reuniones, eventos y compromisos institucionales.
• Priorizar solicitudes y resolver con autonomía cambios e imprevistos.
• Gestionar asuntos personales del Presidente vinculados a su actividad profesional.

Viajes y desplazamientos

• Organizar viajes nacionales e internacionales y toda su logística asociada.
• Mantener la continuidad del soporte a la Presidencia en remoto durante sus viajes y ausencias.
• Coordinar traslados, alojamientos y agendas en destino.

Comunicaciones y relaciones institucionales

• Filtrar y gestionar llamadas, correo, correspondencia y visitas.
• Coordinarse con el Comité de Dirección, equipos internos, asesores externos y otras oficinas del grupo.
• Atender a interlocutores de alto nivel con el máximo cuidado y protocolo.

Documentación y preparación de reuniones

• Preparar documentación, presentaciones, informes y briefings.
• Hacer seguimiento de acuerdos, tareas y compromisos derivados de las reuniones.
• Mantener un archivo ordenado y seguro de la documentación de la Presidencia.

Confidencialidad y protección de datos

• Custodiar la información confidencial y estratégica de la Presidencia.
• Tratar los datos personales y sensibles conforme al RGPD y la LOPDGDD.
• Aplicar protocolos estrictos de seguridad en el manejo y archivo de la información.

Herramientas digitales e inteligencia artificial

• Utilizar herramientas de IA para agilizar redacción, resúmenes, investigación y preparación de reuniones.
• Proponer mejoras en la organización del trabajo de la Presidencia apoyándose en la tecnología.
• Garantizar un uso seguro y confidencial de estas herramientas.

Cualidades personales y profesionales:

• Discreción, lealtad e integridad absolutas
• Capacidad de anticipación y resolución autónoma de imprevistos
• Organización, rigor y atención al detalle
• Inteligencia emocional y habilidad de relación con interlocutores de alto nivel
• Flexibilidad y adaptación a cambios de agenda
• Comunicación clara, oral y escrita, y buen criterio para filtrar información
• Cortesía, diplomacia y corrección ante cualquier situación

Otros requisitos:

• Horario flexible, adaptado a las necesidades de la Presidencia
• Imagen y presencia profesional acorde a la representación institucional del puesto
• Manejo avanzado de Microsoft 365 / Google Workspace y de herramientas de IA generativa